総務部の仕事内容は、他の部署と異なって業務の範囲がとても幅広いものです。企業によってその内容は違いますが、今回は一般的な総務部の仕事をご紹介していきます。そして、総務部の役割、業務内容、持っていると役立つスキルや資格などについても解説していきます。
総務部の仕事・役割とは
総務部のもつ役割は、社内の風通しを良くしてまとめることです。字の通り、「総て（すべて）を務める（つとめる）」という意味があります。人事部や営業部などのように業務内容が明確にされていますが、総務部は各部門でカバーできない部分をサポート、担当するところです。そして、社員のモチベーションを上げて日々の業務に前向きに臨めるようにサポートする役割もあります。
社員が働く環境を整える
総務部の業務は会社によって異なりますが、社員が働く環境を整えることを主な業務としています。社内環境を整えるために、さまざまな方法で社員をサポートしていきます。社員の残業時間が適切なのか、無理ない働き方ができているかを管理したり、クールビズの方策を進めたりしています。
備品・機器の購入
仕事をしていくために必要な備品や機器を購入したり、管理するのも仕事の一つです。大きな物では、デスクや椅子、パソコンなどの備品から、細かいものだとペンやコピー用紙、蛍光灯、お客様用のお茶などの必要量を把握します。各部署で足りなくなったものの要望を受け、必要だと判断したら購入します。いかに出費を抑えるかを考えて、購入したほうがいいのか、リースしたほうがいいのかを考えることも重要な業務です。限られた予算内でやりくりするのも大切な仕事になります。
建物などの保守管理
多くのオフィスはビルの中の一画を借りて、賃料を支払いながら仕事をしています。そのときの契約や書類の管理を行うのが総務部です。会社によっては部門ごとにビルが異なったり、倉庫や駐車場を借りているところもありますが、総務部はこれらの管理を全て行わなければなりません。また、OA機器や施設の保守を行うことも大切な仕事です。故障で業務に支障をきたさないように定期的に整備してもらい、不具合があった場合は修理の手配を行うこともします。
福利厚生制度の整備
会社で契約、購入している福利厚生施設への利用申込の受付を行います。また、社内の運動会や忘年会、新年会、社員旅行などのイベントの企画や費用計算、日程調整、手配などもこなします。
社内規程の作成・改定
会社の社内規程には、経営する上での基本規則が定められた「基本経営規程」、会社の組織に関連したルールとなる「組織規程」、業務をするための「業務関連規程」など、さまざまな社内規程があります。これらの社内規程を作成するのが総務部の仕事です。また、変更の必要が起きた場合は都度改定を行わなければなりません。
社内文書の管理
会社ではたくさんの社内文書を取り扱います。社員名簿や株式名簿などの社内文書、株主総会や取締役会などの議事録、取引先との契約書なども管理しなければなりません。
株式総会の運営
株主総会の開催にあたり、当日必要な資料などを準備したり、開催日時をお知らせする通知の発送をします。総会がスムーズに行われるようにシナリオ作りなどに携わり、総会が終わってから議事録の作成をします。
総務部で必要なスキルや資格はあるの？
事務能力
総務の仕事はさまざまな業務を幅広く行うので、それらの優先順位を見定めながらうまくこなしていくことが重要です。何を優先して、どのような順番で行うのが効率よいか見極める力も必要です。そして総務部で働くために、たくさんの処理を行う事務能力が重要なスキルとなります。
ExcelやWordの操作
総務部の仕事にはパソコンのスキルが必須です。書類の作成や管理はもちろん、備品の管理などをパソコンで行うのが一般的になってきているので、総務部に限らず企業で仕事をする上でExcelやWordのスキルは持っておきたいものです。そして、パソコンの操作方法だけではなく機械の取り扱い、プリンターなどの使用方法についても知っておく必要があります。
簿記の知識
簿記の資格は総務部で働くために絶対に必要な資格というわけではありませんが、取得しておくと役立つ資格です。会社のお金の流れが分かるようになって、自分が関わる仕事が会社にどのように役に立っているのか理解できるようになれば、やる気もアップするでしょう。
コミュニケーションスキル
総務部で仕事をするために必要なのは「コミュニケーション能力」が挙げられます。どこの部門でもコミュニケーション能力は必要なものですが、特に総務部で働く人は社内や社外で多くの人と接する仕事です。社員から要望を聞いて適切な処理をする必要があるので、相手がどのようなことを伝えているのか汲み取る能力が必要です。そして各部門の人たちと連携を取って会社を円滑に経営するように、日々のコミュニケーションも意識的にとることが大切です。
ビジネス実務法務検定試験
総務部で働く人が持っていると役立つ資格に「ビジネス実務法務検定試験」というものがあります。総務部の仕事である社内規程の作成や改正には、法律の知識が必要です。また、契約書の作成や顧問弁護士とのやりとりで必要な商法や民法の知識、知的財産関係の法令に関する知識を有していることが重要になります。株主総会や取締役会に関する業務にあたるため、そのための法律も知っておかなければなりません。ビジネス実務法務検定試験は、これらの法律関係の知識を得るために役立つ資格なのです。
総務部で働くやりがい
社内の一体感が味わえる
総務部でのやりがいは、仕事を通じて多くの人と接し、社内での一体感を味わえる業務に関わることができることです。総務部は社員のモチベーションを上げて、一人ひとりが気持ちよく業務にあたれるようにサポートします。各部署で足りなくなった備品を注文したり、困っている社員の悩みを解決するように最善を尽くすのが仕事です。社内で色々なイベントを開催するときには、総務部が中心となって企画にあたります。企画、準備から携わっていると、イベントが終了したときに達成感を味わうことができるでしょう。
社員の力になれる
総務部の仕事は、会社の社員が気持ちよく仕事ができるようにサポートすることです。困っている人に寄り添って、解決に力を貸せるのはやりがいにつながります。社員が円滑に業務できるように尽力し、感謝してもらえたときには自身のモチベーションも上がるでしょう。総務部の仕事は社内だけの仕事ではなく、社外のお客様との関わりもあります。人と接することが好きな人にはやりがいを感じられるでしょう。
限られた予算をうまくやりくりできたとき
総務部は限られた予算の中から、社内で必要な備品などの消耗品を購入しなければなりません。必要なものを購入したほうがいいのか、リースしたほうがいいのか、判断することも重要です。仕事は営業部などのように、成果が数字で表れることがありません。その分、自分が提案した経費の削減案などが採用され、その案がうまくいったときにやりがいが感じられます。縁の下の力持ちである総務部は、社員のために尽力する仕事です。人を支えることが好きな人は向いているのではないでしょうか。
やりがいを持って業務にあたろう！
総務部の仕事は、目立つような仕事ではないものの、社内全体を見渡すことができる仕事です。どの部署でどんなことがあるのかを把握する、細やかな観察力が必要です。業務がスムーズにできるように、また自己のスキルアップのために必要な資格を取得するのもいいでしょう。仕事を通して色々な人と関わり、刺激を受けて人間的にも成長できる総務部で、やりがいを持って業務にあたりましょう。