年々、増えていく名刺の管理に困ってしまうことはないでしょうか。手作業で名刺ファイルに入れて管理するよりも、名刺管理アプリを使う方法をおすすめします。名刺管理アプリを使えば仕事の能率もアップすることでしょう。それでは名刺管理アプリとはどのようなものなのか、また今、特におすすめの名刺管理アプリを3つ選んでお伝えしていきます。
名刺管理アプリって何？
仕事や趣味などで新しく知り合った人とは、まず名刺交換から始めることが多いかと思います。名刺を見やすく管理するのに、名刺ファイルを使う方法があります。しかし手作業で1枚ずつファイルに入れていくのは手間がかかる上、使わなくなった名刺を抜き取ると他の名刺も入れ替える作業がその都度必要となりますので、名刺の枚数が増えれば増えるほど管理が難しくなります。
そこでおすすめなのが、名刺管理アプリです。名刺管理アプリとは、名刺を写真に撮り、データを電子化して検索、管理しやすくするものをいいます。名刺をもらった時に、名刺管理アプリですぐにデータ化しておけば、万が一名刺を失くしたときでも慌てることもなくなります。また営業先をまわるとき、取引相手と会うときも、大量の名刺ホルダーを持ち運ぶ必要もなくなりますので非常に便利です。
名刺管理アプリの選び方
便利な名刺管理アプリは数多くの種類があります。選び方のおすすめとしては、インストールする前に開発元をしっかり確認しておくことが基本となります。審査が甘い場合は、粗悪なアプリも通ってしまう可能性がありますから注意が必要です。名刺には大事な個人情報がつまっていますので信頼できる開発元を選ぶようにしましょう。
名刺の登録枚数の上限、登録までかかる時間など、有料、無料のものとでは違いがあります。また、使える機能の差もあります。自分がどのぐらいの頻度で使うのか、慎重に考えて名刺管理アプリの選定を行うようにしましょう。はじめは無料版で試してみて、有料に移行するという方法をとるのもおすすめです。
名刺管理アプリでできることとは？
名刺管理アプリは、名刺の管理はもちろんのこと、ビジネスSNSや情報発信、共有など便利な機能があります。それでは、名刺管理アプリを使ってできることの具体例をあげて説明していきましょう。
名刺の整理をしよう
社会人経験が長くなるにつれ、もらう名刺は増えていくことでしょう。また、新人であっても営業職など人と会う機会が多い職種であれば名刺交換する機会は多いですから、名刺の整理はしっかりとしておく必要があります。
しかし実際のところは「あの名刺どこにしまったかわからない」などということは起こりがちです。忙しい日々を送っていればいるほど名刺の量は多くなり、整理する時間も少なくなるのです。名刺管理アプリを使っていれば、新しい名刺をもらったらすぐにカメラで撮ってデータ化できますので、膨大な名刺を整理する手間がかかりません。
顧客登録
名刺管理アプリを使って、顧客管理も楽にできるようになります。新規開拓、人脈を広げる、顧客の個人情報を保護するなど、全てが統一できるからです。顧客の移動や役職の変更なども相手がプロフィール入力をすれば最新の状態を把握することもできます。特に取引先の相手の役職などは間違えないことが大事ですし、昇進した時などはいち早くお祝いのメッセージを送るなどの気遣いをすることで良好な関係を保てます。
顧客情報をグループで共有できる
名刺管理アプリに顧客情報を登録することで、自分自身が顧客の情報を管理しやすくなるというのはもちろんですが、それ以外にも、社内、チームなど複数のメンバーで共有することができますので、営業先がかぶるといったことを避けたり、さらなる人脈を探るなど仕事の能率がアップしたり、幅が広がっていきます。個人で管理していれば「それ以上」はなかったことが、共有できることで「さらなる広がり」が期待できるのです。
情報が発信できる
名刺管理アプリのビジネスSNSを使って、名刺交換をした相手と情報の発信などやりとりができます。こちらから、情報を発信できることで営業をかけることができますし、相手から有益な情報をもらえることもあるというわけです。ビジネスチャンスを広げる、さらに人脈を広げる、新たなつながりを得られる可能性があります。
顧客データをエクスポートができる
名刺管理アプリの顧客データをエクスポートすることができます。エクスポートとは日本語に訳せば「輸出」となりますが、意味としては名刺管理アプリの顧客データを外部に保存することができる、ということになります。例えば、もしも他の名刺管理アプリに乗り換えたいとか、お試しでちょっと使ってみたいというときにもエクスポート機能を使えば非常に便利に作業が行えるようになります。
名刺管理アプリを利用するとどうなるの？
名刺管理アプリでできる主なことが理解できたかと思います。それでは名刺管理アプリを利用すると、どのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。またデメリットの可能性として考えられることも併せて紹介していきます。
名刺管理アプリの利用メリット
名刺管理アプリを利用していくことで得られるメリットは以下のことがあります。
名刺本体のを管理をしなくてよい
仕事の場だけに限らず、初対面のときにとりあえず名刺交換、という場合は多いかと思います。名刺が増えていけばいくほど、管理が大変になります。必要な名刺を見つけるのも一苦労ということになりますし、万が一紛失してしまいますとビジネスチャンスを失うリスクすらあります。名刺管理アプリを入れておけばそのような心配はいりませんし、名刺そのものを持ち歩く、名刺の管理を定期的にするという手間もいらないのです。
仕事の機会が増える
名刺管理アプリを使うことで、そのとき必要だと思われる人をすぐに見つけることができます。効率良く営業先をまわることができたり、ビジネスSNSの機能を使って連絡をしたり、情報を発信することによって、結果的に仕事の機会が増えるというメリットがあります。
まだ会ったことのない人とつながることができる
名刺管理アプリを使えば、情報の発信や共有ができますので、自分が会ったことがない人ともつながりをもてる可能性が広がるのです。名刺管理アプリを利用することによって、新たな人脈を広げたり、つながりを作れるというのは、非常に大きなメリットと言えるでしょう。
名刺管理アプリの利用デメリット
ここまでは、名刺管理アプリのメリットをお伝えしてきました。非常に便利であり、利用するとしないでは大きな差があると言えるのですが、メリットばかりではなく、デメリットもあります。それでは名刺管理アプリを利用する際のデメリットを見ていきましょう。
一定の個人情報を公表する必要がある
名刺管理アプリは、個人情報をデータ化して検索、管理などしやすく大変便利なものである反面、一定の個人情報を公表しているということでもあります。例えば一人の人に名刺を渡しても、それが自分の知らない場所と人に情報として共有されるということですから、会ったことがない人から連絡が入るなど、ある程度の個人情報を把握されているということになります。
名刺を渡す相手が信頼できる相手なのかどうか見極めることが必要で大事です。
情報漏洩などのリスクもありますが、全体的な目で見れば、仕事において引継ぎ漏れや営業先がかぶるということがなくなりますので、営業効率は上がります。
おすすめの名刺管理アプリ3選
便利な名刺管理アプリですが、審査が甘い場合は粗悪なアプリである危険性もあります。名刺管理アプリの選定は慎重に行うようにしましょう。それでは数ある名刺管理アプリから、おすすめのものを紹介します。
エイト（Eight）
名刺管理アプリで法人向けのものを2つ紹介します。
エイト（Eight）は基本的には無料で使える名刺交換アプリで、100万人が利用していると言われています。有料版も月額400円、年額4,000円とお手頃価格ですので利用しやすいのが特徴です。
名刺を撮影するだけで登録できますが、専門のオペレーターが画像を見て手入力してくれますので、精度が高いという評判です。入力に時間がかかるのが難点ではありますが誤入力が少ないというのは大いに評価できる点ではないでしょうか。
エイトのおすすめの点は、メッセージのやり取りができること、最新の情報に更新されることがあります。転職、異動、昇進といった相手の情報を把握することができますので、挨拶などを送ってさらにビジネスチャンスをつかむきっかけ作りにも利用できます。
また紙の名刺交換だけでなく、Gmailのアドレス、Facebookの友だち機能などを使ってデジタル名刺をエイト上で交換することもできます。
Eight – 100万人が使う名刺アプリ
Wantedly People（ウォンテッドリー ピープル）
引用元：https://people.wantedly.com/
Wantedly People（ウォンテッドリー ピープル）は現在300万人が利用する人脈、名刺管理アプリとして有名です。名刺管理の機能だけでなく、人とのつながりをさらに広げる、活用できるというのがおすすめの理由となります。有料版もありますが、基本的にすべての機能は無料で使えます。
着信に名前を表示、スマホの連絡先と同期されます。また名刺の貸し借りなどもアプリ上で行うことができ、連絡を共有することができます。相手が転職、昇進、異動といった情報を更新しますと、アプリを開いただけで確認ができますので取引相手などの近況を見逃すことがありません。
利用者数が多いですので、出会い、人脈を広げたい場合におすすめですが、情報漏洩などのリスクについての対策も必要となります。
Wantedly People
エバーノート
引用元：https://evernote.com/intl/jp/
エバーノートは仕事などで使っている人が非常に多いアプリです。文書、音声、動画などを気軽にクリップでき、パソコン、スマホなどから自由に使えます。
そのようなイメージが強いエバーノートですが、実は名刺管理機能もあります。エバーノートに名刺を登録しますと、OCRでデータ化し必要な名刺をすぐに検索できるのです。例えば、資料、文書などと一緒に合わせて管理すると仕事上非常に便利になります。
名刺の登録方法はスキャナーを使うか、スマホのカメラを使うかの2つありますので、大量の名刺であるならばスキャナーの方が便利かもしれません。
エバーノート
しっかり管理して、作業効率化へ
名刺は個人情報として大事に取り扱うことが求められます。名刺そのものを持ち歩くのは手間ですし、紛失すれば大きな損失となります。名刺管理アプリを使うことで、大事な個人情報やビジネスチャンスをしっかり管理していきましょう。
データ化するのは写真を撮るだけですから、手作業でファイルや名刺ホルダーに入れたり、役職、異動先などを書きくわえたりする必要もありません。作業の効率化を図り、その分、時間を有効に使うこともできます。
これまで興味があったけれど、まだ導入までは至っていないという人や、これから使ってみようかなと考えている人はぜひ、自分に合った名刺管理アプリを選んで使ってみてください。