転職活動をするとき「職務経歴書」の提出を求められることが多いでしょう。初めて転職をする人は、職務経歴書とはどういうものなのか、どのような書き方をしたらいいのか分からないですよね。ここでは初めて職務経歴書を書く人に分かりやすいように解説していきます。
職務経歴書とは
「職務経歴書」と「履歴書」は違う書類です。「履歴書」に職務履歴を書く欄がありますが、そこには今まで自分がしてきた職歴を羅列するものです。何年にどこの会社に入って、いつ退職したかを書きます。一般的に「履歴書」は文具店などで規格のものを購入し、それに自分で書き込んでいきます。
それに対し、「職務経歴書」は職歴だけでなく、働いていた会社でどのような仕事をしていたのか、どんなスキルがあるか、どのような実績があるのかをパソコンなどで作成して提出します。「職務経歴書」で自分自身をアピールできるので、書き方によって採用を左右することもあるのです。
転職をするときは「履歴書」と一緒に「職務経歴書」を提出する場合が多いので、正しい書き方を覚えておきましょう。
職務経歴書の形式
職務経歴書には、決まった書き方はありません。それだけに、書き方一つで会社側にどのように良い印象を与えられるかが変わってきます。職務履歴書を作るときに気を付けるべきポイントは「相手が読みやすいようなレイアウト」「分かりやすく簡潔に」という2点です。
いかに会社に自分を採用したいと思わせるかが大切です。そのために代表的な形式をご紹介いたします。
- 編年体形式
- キャリア方式
職歴を時系列に記載していく形式の書き方です。その時の業務内容をまとめて書いていきます。どの会社にいつ入社したのか、いつ退社したのか、基本的に社内でどのような部署にいてどんな仕事をしてきたのか、職務内容や実績、表彰があればその旨を書きます。
この編年体形式は、アピールをするポイントが分かりにくいため、下線を引くなどして強調するのも大事です。同じ業種に携わってきた人には、この編年体形式を選ぶといいでしょう。
このキャリア方式は、経験を業務ごとにまとめて書きます。経験年数を業務別に通算で書けて、時系列にもこだわらないので、自分のアピールポイントをまとめて書くことが可能です。応募した業務を同じ業種の職歴から目立つように書きましょう。
担当した職務の内容を詳しく書けるので、専門的な技術職の人に向いた書き方です。転職が多い人はこのキャリア方式がおすすめです。
職務経歴書は手書きかパソコンで作成どっち？
職務経歴書は履歴書のように、市販では用紙が売っていません。作成する時は手書きが良いのか、パソコンの方が良いのかどちらなのでしょうか。おすすめなのは、パソコンです。理由は以下のとおりです。
- 間違っても訂正がしやすい
- レイアウト調整が容易にできる
- データが残せる
手書きの場合は、せっかく丁寧に書いても間違ってしまったら最初から書き直しです。履歴書や職務履歴書は修正液の使用はできません。パソコンの場合は間違ってしまっても直せるので、パソコン作成の方がおすすめです。
パソコンで作成した場合、レイアウトの直しが簡単にできます。手書きの場合は全部書き直さないといけませんが、パソコンの場合だと容易に直せます。また、パソコンの方が文字の並びなどが整然として美しく見えます。
パソコンで作成した場合、データを残せることも嬉しいポイントです。転職をする時は何社か受ける人が多いのですが、そのたびに職務経歴書を作成するのは大変です。データがあれば、業務ごとに順番を入れ替えるなどをするだけで職務履歴書が作成できます。
業種によっては、手書きで提出するとマイナスなイメージを与えてしまうことがあります。IT企業や外資系の会社の場合は、パソコンを使用することは必須です。手書きで提出したら、ExcelやWordの基本的なこともできないのかという印象を与えてしまいます。企業側から手書きでの指示がない限りは、パソコンで作成して提出しましょう。
職務履歴書の適正な枚数は？
職務履歴書の枚数は、A4の用紙で2枚ほどにまとめるのがいいとされています。職歴が多くて2枚で書ききれない場合は、応募する業種に関連するところをメインにして、まとめるようにしましょう。
職務経歴書を書く時のポイント
経歴がパートタイマー・アルバイトや派遣だけの場合
今まで正社員として働いたことがない人が職務経歴書を作成する場合、どうしたらいいのか悩むことと思います。パートタイマー・アルバイトや派遣社員として働いていた人は、その経歴を書きましょう。アルバイトの中でも応募する会社と同じ業種であれば、経験としてアピールできます。
また、アルバイトリーダーとして新人教育をしていた、正社員と同じように仕事を任されていたなど、アピールポイントがあればそれを書きましょう。もしかしたら、未経験の社会人よりも優遇される場合があるかもしれません。そして、パートタイマー・アルバイトの中でも長く勤務していた場合は、同じ会社で長く勤められるということのアピールになります。
退職理由は書いた方がいい？
企業はこれから採用する人がどのような理由で退職したのか、それを知ることで雇っても大丈夫な人材かを見極めます。人間関係で揉めて退職した、すぐに飽きて長続きしない、問題行動を起こして退職させられた、などの理由であった場合は、雇って教育をしてもまた同じことをされるかもしれません。
一般的に、自分の都合で退職した場合は「一身上の都合により」、会社からの求めで退職した場合は「会社都合により」、派遣社員などの契約で働いていた場合は「契約期間終了により」と書きます。
ただ、理由を書いた方がいい場合もあります。それは、それぞれの仕事の期間が短い場合です。短期間で会社を辞めたという経歴の場合、自分の会社に入社してもすぐに辞めてしまうと思われます。その場合はマイナスな理由での退職ではないと理解してもらうために、理由を書いたほうがいいでしょう。
2014年10月 結婚のため退職
2015年12月 引っ越しのため退職
2016年6月 出産のため退職
など、理由を書くことでそれ相当の理由があっての退職だったと理解してもらえます。
応募する職種が未経験の場合の書き方
応募する職種が未経験である場合は、職務経歴書の書き方に悩みますよね。その場合、会社側は教育するのに時間がかかることを気にします。会社としては、採用したらすぐに戦力となってくれる人の方がいいのですから、それでも採用したいと思ってもらえるための意欲をアピールしましょう。
今まで経験はないが、独学で勉強していることやその業種に関連する本を読んでいるなど、努力して学んでいる姿勢を職務経歴書に書きましょう。職務経歴書のよい点は、自由に自分をアピールできるところです。未経験の仕事でもやる気をアピールしましょう。
職務履歴書の送付方法
送付状を添える
履歴書・職務経歴書を郵送する際は「送付状（添え状）」を添付します。書くのはパソコンでも手書きでもどちらでもいいのですが、見やすいようにしましょう。郵送の場合、右上に投函日を書きます。宛先は応募する会社の正式名称を記載し、採用担当者の部署と担当者名を書きます。自分の住所・電話番号・氏名を書いて、氏名の横に捺印します。本文の最初に「拝啓」をつけ、文章の最後は「敬具」で終わります。
封筒はどのようなもの？宛名の書き方は？
郵送の際の注意点を以下に挙げます。
- 書類をクリアファイルに入れる
- 宛先の書き方
- 郵便局から出す
送付状、履歴書、職務経歴書の順に、書類を揃えて透明のクリアファイルに入れてから、白いA4サイズの書類が入る大きさの封筒に入れます。
黒いサインペンで縦書きで住所、会社名部署、担当者名を書き、表の左に「応募書類在中」と赤ペンで書きます。裏には縦書きで自分の住所氏名を書き、〆印を書いてのりで封をします。セロテープは厳禁です。
だいたいこのくらいの送料だと自分の判断で切手を貼って出します。もしも足りなかった場合は、応募先の会社に切手代を負担させてしまうことになります。そのようなことがないように、郵便局で送料を調べてもらって出しましょう。
メールで送る場合の方法
最近では、履歴書や職務経歴書をメールで送るように指示する会社も多くなってきています。その場合の注意点をご紹介いたします。
- アドレスはなるべくフリーアドレス以外のものを使う
- 書類はPDFにして送る
アドレスはフリーアドレスでも構わないのですが、もしかしたらフリーアドレスは相手側の迷惑メールのフォルダに入ってしまうことがあるのです。なるべくプロバイダーのメールアドレスを使いましょう。
メールで送る時も送付状、履歴書、職務経歴書とまとめて送ることになりますが、その際にデータをPDF化して送りましょう。そうすることで相手側がすぐに印刷できるので助かるのです。メールの件名は「履歴書・職務経歴書のご送付」と中身が何か分かるようにします。
そして大切なのが、履歴書・職務経歴書をメールで送る際は、パスワードを設定するということです。履歴書などには個人情報が載っているので、注意が必要です。新しいフォルダを作成し、中にPDF形式の履歴書・職務経歴書を入れ、フォルダごとにパスワード付きのZIP形式で圧縮しメールに添付して送ります。
次にパスワードを伝えるメールを送ります。なぜ、わざわざこのような形でパスワードを設定するのかというと、個人情報の管理意識を持っていることを示すとの理由もあります。
面接官はどういうところを見ている？
求めている能力を持っているか
職務経歴書の中に、自分の会社で求める能力があるかどうかを見ます。同じ業種での経歴がある場合は、その中でどれだけのスキルがあるかを見極めます。もしも同じ業種での仕事の経験がある場合は、経歴書の中でアピールしましょう。
仕事への意欲を感じられるか
今までの経歴の中でどのように働いてきたのか、向上心があるのかというのも経歴書から伝わってきます。実績がなくても経歴書の書き方が丁寧であったり、読みやすいように工夫されているとやる気が感じられて好印象を与えます。
プレゼン能力があるか
職務履歴書は決まった形式の用紙があるわけではないので、自分でレイアウトなどを考えて作成します。この作成方法で自分を売り込むという事ができるのが、職務履歴書なのです。
転職の目的や内容が納得できるか
職務履歴書を見て、退職理由から転職をすることが納得できるかどうかを見ています。転職を繰り返す人の場合などは、特にこの点を見ています。
正しい書き方を覚えて転職を成功させよう
このように職務履歴書の書き方ひとつで、面接が受けられるかどうか決まると言っても過言ではありません。面接前に自分をアピールできる大切なチャンスなので、職務経歴書の書き方を覚えて転職を有利にしましょう。