ビジネスメールの書き方を徹底解説!返信したいと思える内容にするための基本マナーをご紹介します

Kaede

ビジネスメールとは何かご存じですか?社会人の方には馴染み深い言葉かもしれませんが、通常のメールと何が違うのかいまいち分からない方もいるのではないでしょうか。また、普段ビジネスメールを送る機会がある方でも「これでいいのだろうか?」と不安に思いながら、いまさら誰かに聞くことができない…。そんなあなたに、ビジネスメールの書き方を徹底解説していきたいと思います。

ビジネスメールとは?書き始める前に知っておくべきメールの良い面・悪い面

まずは、ビジネスメールとは一体どのようなものなのかを説明していきたいと思います。

ビジネスメールとはどのようなメールを言うのか

メールには、「プライベートのメール」と「仕事のメール」。大まかに分けてこの2種類のメールがあります。この2種類の内、仕事で使うメールのことを「ビジネスメール」呼びます。

もともとメールという情報伝達手段が登場する前は、「ビジネス文書」を利用した文字を使った伝達手段が主流でした。しかし、今ではメールを使った手軽な情報伝達手段が主流となり、一人に一つメールアドレスを支給する会社も増えています。

ビジネスメールは、より会話や電話に近いコミュニケーション手段として使われているため、メールがまだ主流でなかった時代は、わざわざ電話をかけて要件を伝えなければならなかったのが、今では手軽に迅速に要件が伝えられるようになりました。メールの内容は、仕事に関する詳細や連絡事項など、私用の用件でなければビジネスメールのマナーをもって作成します。

ビジネスメールを書き始める前に知っておくべきこと

ビジネスメールを作成するにあたって、メールで用件を伝えることの良い面・悪い面も理解しておく必要があります。ビジネスメールでのやり取りのせいで仕事に悪い影響が出ないように、良い面だけではなく悪い面にもしっかりと目を向けましょう。

  • メールの良い面
  • ■送信相手の時間を拘束しない
    連絡したい相手が、必ずしもすぐに連絡の取れる状況にあるとは言えません。しかし、メールでの連絡は受信した相手の好きな時に、好きな時間帯で確認することができます。そのため、電話などの連絡手段のように相手の時間を拘束しません。電話が取れないような場所でも、速やかに情報を確認することができます。

    ■用件を端的に伝えやすい
    直接の会話や電話で用件を伝えるよりも、メールで伝える方がまとまった文章で端的に用件を伝えることができます。伝えたい用件を確認しながら文章におこしていくため、伝え忘れや説明不足なども減らすことができ、再度連絡しなければならなかったりといった手間も省くことができます。

  • メールの悪い面
  • ■送信相手がいつ読むか分からない
    送信した側は、送信相手がいつ読むか分かりません。メールはすぐに確認し、返信、対応してほしい場合のやり取りが難しいといった面があります。そんな場合、電話でのやり取りの方が早いと感じるかもしれません。トラブルを防ぐためには、先に用件を送り、その後電話でメールを送った旨を伝えると良いでしょう。

    ■ニュアンスが伝わりづらい
    メールだと、文章のニュアンスが伝わりにくい場合があります。言い回しによってはそのつもりがなくても、受け取り側からしたら失礼になっているといった事態も少なくありません。送信する前に良く確認し、受け取る側の立場に立って内容を確認してください。

ビジネスメールを送るTO・CC・BCCの違い

普段、プライベートでメールを使用する場合、メールの作成画面に出てくるTO・CC・BCCなどといった表示を、あまり気にしたことってありませんよね。TOはまだしも、CC・BCCの違いには戸惑う人もいるのではないでしょうか。そこで、TO・CC・BCCそれぞれの用途と違いを分かりやすく説明していきたいと思います。

TO・CC・BCCの違いと注意点

  • TO
  • TOは、用件を直接やりとりする相手のメールアドレスを設定します。

  • CC
  • CCは、送信する内容を把握しておいてほしい人、情報を共有しておいてほしい人のメールアドレスを設定します。メールアドレスの設定は複数可能です。ここで重要なのが、CCに設定したメールアドレスは、送った人全員に見える状態で送られます。

  • BCC
  • BCCは、用途はCCと同じですが、BCCに入っている人のメールアドレスはCCの場合とは違い表示されず、送信相手のどなたも見ることができません。

自分が送信相手全員を知っていたとしても、送信相手の方々同士が面識がない場合があります。そんな時、全員CCで送信してしまうと、個人情報の漏洩にあたり問題になってしまうことも。したがって、BCCで送る配慮をしなければなりません。そういった関係性はしっかりと把握しておきましょう。

ビジネスメールの顔!分かりやすい件名の書き方

まずは、ビジネスメールを送信する上での“顔”と言っても過言ではない、件名の書き方を分かりやすく説明していきたいと思います。

ビジネスメールの件名を記載する時のポイント

  • 具体的な内容を分かりやすく明確に
  • ビジネスメールの件名を記載する際には、一目で何の件についてのメールか分かるよう、分かりやすくて明確な記載の仕方がベストと言えます。ビジネスマンの中には、一日に何十通、何百通といったメールのやりとりをしている方も少なくありません。そのため、件名が「お疲れ様です」や「お世話になっております」といった中身が分かりづらいものだと後回しにされ、最悪の場合には読んでもらえないこともあるのです。

    そうならないためにも、件名には具体的な数字や文言を入れた記載の仕方がポイントになります。例をあげれば、「○月○日の打ち合わせの件につきまして」と日付を入れて分かりやすくしてみたり、「○○の件での資料をお送りします」など用件を組み込むといった方法があります。

  • 文字数
  • 件名に記載する内容の文字数が多いと、送信相手の画面上にその内容が切れて表示されてしまいます。内容が切れてしまってはどのような用件なのか伝わらない場合もあるでしょう。そのため、件名は15字から20字くらいの文字数にすると良いでしょう。

  • 目にとまりやすくする
  • 件名に社名やプロダクト名を入れると送信相手の目にとまりやすくなるので、後回しにされずメールの内容を確認してもらえます。

  • 重要な案件の場合は【】を使う
  • 送信する内容が重要なもので緊急性が高い場合、件名の頭に【重要】とつけると送信相手の目にとまりやすくなる上に、何か大事かと早めに内容を確認してもらうことができるでしょう。しかし、【重要】の多用は信用を失い兼ねませんので、本当に緊急性が高い時のみの使用をおすすめします。

ビジネスマナーの件名を記載する場合の注意点

  • Re:の使い方
  • 送信相手とやりとりを続けていると、件名に「Re:」というものが付いてきます。これは、返信を意味するものですがやりとりをしているうちに「Re:Re:Re:Re:」とつながっていってしまいます。これは相手に手を抜いていると思われてしまい、失礼なのでやめた方が良いでしょう。

    では、「Re:」をつけて返信すること自体には問題ないのでしょうか?結論から言うと、相手からのメールの件名に対して「Re:」をつけて返信するのは問題ありません。むしろ、何の用件に対する返信なのか分かりやすくなるため望ましいと言えます。しかし、メールのやりとりが続き件名も変わっているのにも関わらず、最初に送られてきた件名に「Re:」をつけて返すのはNGです。内容が変わった時点で「Re:」をやめ、内容に合った件名に書き変えましょう。

ビジネスメールの宛名の正しい書き方と注意点

ビジネスメールでは、本文の一行目に必ず会社名と氏名を記載します。宛名をしっかりと記載することで、間違いメールや迷惑メールに混同されることがなくなります。では、宛名の正しい記載の仕方を確認していきましょう。

ビジネスメールの宛名の正しい書き方

  • 基本
  • 基本の構成は、「社名、部署名、名前」の順に記載します。

    【例】
    △△会社
    □□部
    ○○様

  • 役職がある場合
  • 相手方に役職がある場合は、氏名の前に役職を付けます。

    【例】
    △△会社
    □□部
    部長○○様

  • 団体宛てに送る場合
  • 個人が分からず、団体宛てに送信する場合は、「御中」を付けます。御中は個人名の場合につける「様」と同じ役割をします。

    【例】
    △△会社
    □□部御中

  • 複数名に同時送信する場合
  • 複数名に同時送信をする場合は、「各位」を付けます。各位というのは「皆様方」という意味の敬称になります。この場合、「様」は必要ありません。

    【例】
    △△会社
    □□部各位

ビジネスメールの宛名を記載する場合の注意点

  • 名前変換のミス
  • ビジネスメールの宛名を記載する場合に、送信相手の名前の変換ミスが多く見られます。宛名の変換ミスは失礼にあたります。良く確認してから記載しましょう。「川島」「川嶋」といった、同じ読み方なのに漢字が異なるものなどは特に要注意です。

ビジネスメール本文の書き出しから締めまでの書き方

では、ここから本文の書き方やマナーを確認していきたいと思います。

ビジネスメールの本文の書き出し

ビジネスメールの本文の書き出しは、手紙のように時節の挨拶から始めなければならない…というわけではありませんが、きちんとした挨拶から始めなければなりません。
初めてメールを送信する相手であれば、「初めまして」や「初めてご連絡させていただきます」という書き出しから、会社名、氏名を名乗るのが一般的です。

【例】
初めまして。△△株式会社の○○と申します。
初めてご連絡させていただきます。△△株式会社の○○と申します。

また、日頃から付き合いのある方であれば、「お世話になっております」が良く使用されています。より丁寧にしたい場合は、「いつも大変お世話になっております」や「平素より大変お世話になっております」が良いでしょう。

【例】
お世話になっております。△△株式会社の○○でございます。
いつも大変お世話になっております。△△株式会社の○○でございます。
平素より大変お世話になっております。△△株式会社の○○でございます。

ビジネスメールの文章の構成

  • 5W
  • ビジネスメールの文章を構成する上で、読みづらくてまとまりのない文章は、忙しい中読んでいただく相手方に失礼にあたります。だらだら長々と書かれた文章は、誰だって読む気が失せてしまいますよね。また、途中で何が言いたいのか分からなくなってしまうようなメールは、返信する気持ちすらなくなってしまいます。

    これでは相手方と上手く関係は築けませんし、伝えなければならない内容の趣旨も伝わりません。こういったことを踏まえた上で、ビジネスメールでは「5W」を使うことを推奨しています。「5W」とは、When(いつ)、Where (どこで)、Who(誰が)、 What(何を) Why(なぜ)を意識し、要点を押さえた簡潔なメールを作成します。

  • 文章を分割する
  • メールの内容が複数の文章から成り立つ場合、「、」でばかり区切って、一つの文章にいくつもの用件を並べているメールは内容が分かりづらいので、気を付けなくてはなりません。2~3文ずつの短い段落になるように分けられたらベストです。求めるアクションや質問、背景情報のリストなどには、箇条書きを使うと良いでしょう。

【悪い例】
お世話になっております。株式会社△△の○○です。本日は**のようなご連絡でして、先日の**の件ですが、**が**になりそうなのでご検討いただきたいことと、昨日話題に上がりました**の件ですが、弊社の担当○○がぜひお話を伺いたいということで、よろしければ日程の調整をさせていただきたくご連絡いたしました。

【良い例】
お世話になっております。株式会社△△の○○です。本日ご連絡いたしましたのは、下記に上げます2点についてです。

まず、先日お話させていただきました**の件についてです。
**が**になりそうなので、恐れ入りますがご検討をお願致します。

また、昨日話題に上がりました**の件ですが、弊社の担当に確認したところ、ぜひお話を伺いたいと申しております。よろしければ、日程の調整をさせていただきたく存じます。ご都合をお知らせください。

上記の2点では、読みやすさ、分かりやすさ共に全く違いますよね。用件別や項目別で分けた方が分かりやすいことが見て取れます。また、適度な改行を用いることも読みやすい文章になる秘訣です。

ビジネスメールの文章の締め

文章の最後の締めの言葉も相手への気遣いの面で忘れてはいけません。用件だけ伝えて終わりでは、相手に不快な思いをさせてしまうかもしれません。文章の締めの言葉には、以下のようなものがあります。

  • 今後ともどうぞよろしくお願いいたします
  • 引き続きどうぞよろしくお願いいたます
  • お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたしますか
  • ご連絡をお待ち申し上げます

また、「ご自愛ください」というフレーズも存在します。一見、上から目線の物言いに感じるフレーズですが問題ありません。相手への気遣いを示すこの言葉は、男女共に目上の人に対しても問題なく使用できる表現となっています。

しかし、注意しなければならないのはその使い方です。「ご自愛」という言葉自体に、「自分自身の体を大切にする」という意味があります。そのため、「お身体をご自愛ください」という使い方は二重表現になってしまいます。したがって、「ご自愛」を使う場合には、「季節の変わり目ですから、ご自愛ください」や「無理などなさらないよう、ご自愛ください」といった表現が正しいものになります。

ビジネスメールの正しい署名の書き方と記載する内容の順番

署名はメール上の名刺のような役割になります。ビジネスメールにおいて、署名を添えることは基本的なマナーになるので、記載し忘れないようにしなくてはなりません。

ビジネスメールの正しい署名の書き方

  • 順番と書き方
  • 署名を記載する場合、「会社名」「担当部署」「名前」「会社の住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」「URL」の順に記載するのが、一般的だと言われています。

【例】
会社名 △△株式会社
編集部 担当○○
〒***-***
東京都*************
TEL *******/FAX *******
Emall ***@******
URL http://*******

ビジネスメールを送信する前に!確認リスト

送信したいメールの作成が終わったらいよいよ送信!…というわけにはいきません。その前に、作成したメールの内容に誤りがないか、きちんと確認をしましょう。メールの内容に誤りがあった場合、誤りの箇所を直して再送しなくてはなりません。

それだけならまだしも、思いもよらないようなトラブルに発展する場合もあります。どんな仕事もそうですが、間違いや誤りはあってはならないことです。一つひとつの仕事の確認を怠らないように、ビジネスメールにおいても確認を怠らないようにしましょう。

ビジネスメールを送信する前に!確認リスト

ビジネスメールを送信する前に使用できる確認リストです。ぜひご活用ください。

  1. アドレスは間違っていないか
  2. TO、CC、BCCの相手に間違いはないか
  3. 添付ファイルの資料は間違ったり忘れたりしていないか
  4. 件名は具体的な内容で、分かりやすく明確に書かれているか
  5. 相手の会社名、名前に書き間違えや誤りはないか
  6. 敬称はつけているか。間違っていないか
  7. 用件が分かりやすく、簡潔にまとまっているか
  8. 日付や曜日、時間に間違いはないか
  9. 一文が長すぎないか。読みやすくなっているか
  10. 締めの言葉は書き忘れていないか
  11. 署名は記載し忘れていないか
  12. 最後にもう一度読み返すことをしたか

チェックのし忘れがなければ、さぁ送信です!

知っておいて損はないビジネスメールの正しいマナー

このように、ビジネスメールを送る際にはさまざまなマナーがあります。社会人の方はもちろん、これから社会に出るという方も、ビジネスメールの正しいマナーを知っておいて必ずしも損はありません。ぜひこの記事をご活用いただけたらと思います。

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