退職届を提出する際、封筒はどんなものを使ったらいいのでしょうか。封筒には何を書くべきなのか。封筒の大きさや色などの決まりはあるのでしょうか。手渡しする時と郵送する時の封筒の書き方など、社会人として覚えておくべきマナーについて解説していきます。
退職願と退職届の違いとは？
「退職願」と「退職届」は違いがあるのでしょうか。一般的には退職の時に提出する書類のことを「退職届」と言っていることが多いでしょう。では、この2つの違いを説明していきます。
退職願はどのようなもの？
「退職願」とは、会社からの指示ではなく、自分の意志で会社を辞めたい時に提出する書類です。会社都合での退職の場合は退職願は出しません。「退職願」は会社に対して、いついつで会社を退職させてもらいたい、と申し出る書類なので、提出した後でも退職の意思を撤回することができます。
退職届はどのようなもの？
会社によっては、退職願とは別に所定の用紙があり、それが「退職届」となっている場合があります。退職願が会社に受け取ってもらえた後に、会社の手続きに必要なものとして退職願とは別に提出します。
また、退職はお互いに納得して円満に行われるのが理想ですが、退職を願い出ても会社側が退職時期を不当に引き延ばしたり、退職を認めない場合は「退職届」を提出します。退職届は自分が退職をする意思を強く表すものです。退職届を提出した後は、退職を取り消すことはできないと考えたほうがいいでしょう。
退職願を出すタイミング
退職を願い出るのはいつ頃がいい？
会社を退職したいと願い出るのは、会社の就業規則で基本的に退職の1ヶ月前までとされていることが多いようです。人が辞めるということは、その人が抜けた後に人を採用しなければならなかったり、業務を引き継ぐための時間が必要です。直前に伝えることは厳禁です。早めに直属の上司に相談しましょう。
退職願を提出するのはいつがいいの？
退職願は、直属の上司に退職を願い出る時に提出するのがいいでしょう。退職の旨は1～2ヶ月前に伝えるのがベストです。
退職願の封筒はどんなものがいい？
退職願に適している封筒のサイズと色
退職願を提出する際の封筒について説明していきます。
- 退職願の封筒の色は何色を選べばいいの？
- 退職願の封筒のサイズ
退職願を入れる封筒の色は、郵便番号を書く欄がない白の無地がよいとされています。会社へ退職の意思を示す公式の書類として扱われるので、茶色の封筒ではなく白地の無地のものを使いましょう。また、中に入れたものが透けないように中が紫色の紙などで二重になっているものを選びましょう。
封筒のサイズは退職願を書いた紙のサイズによって変わってきます。
A4で作成した場合：長形3号
A5またはB5で作成した場合：長形4号
上記の大きさの物を使うと、紙を3つ折にして入れるとちょうどいいサイズになっています。会社で指定されている退職届を使用する際も、紙のサイズを確認して封筒を用意しましょう。
コンビニで買った封筒でいいの？
退職願を入れる封筒は、白で無地のものであればコンビニで買ったものでも大丈夫です。コンビニで売っていなかったら、郵便番号が載っているものでいいやとせず、文具店などで白い無地のものを用意しましょう。
退職願の封筒には郵便番号や住所は書くの？
手渡しの場合、退職願には郵便番号や会社の住所を書かなくてもいいです。
退職願の表書きの書き方
退職願の封筒の表書きは、黒のボールペンなどを使い表面の中央に手書きで「退職願」と記載し、裏面の左下に部署名と自分の名前をフルネームで書きます。表書きには目立ってしまうようなサインペンや筆ペンを使用することは避けます。中の用紙にペンの跡がつかないように、退職願の用紙を封筒に入れる前に、表書きと裏書きを書きましょう。
退職願の折り方は相手のことを考えて！
退職願を封筒に入れる時は、相手のことを考えて注意して入れましょう。
1. 退職願の用紙を下から3分の1折ります。
2. 次に、退職願の用紙を上3分の1を(1)にかぶせるように折ります。
3. 封筒の裏を上にして3つ折りした退職願を入れます。封筒の裏の右上と退職願の右上が重なるように入れます。
退職願を封筒から出した時に、すぐに読めるように折って入れることが大切です。紙を丸めて3重にして折り目をつける「巻き三つ折り」と言われる方法で封筒に入れます。封筒に入れる際はシワにならないように慎重に入れましょう。
退職願の封筒にのりづけはするの？
退職願の封筒にはのりづけはしません。受け取る上司がすぐに中身を確認しやすいためです。しかし、のりやシールが付いているものでしたら封をしたほうが見栄えがよいので、封をしましょう。その際は、封をしたところに必ずボールペンなどで〆マークをつけましょう。
退職願をカバンに入れる時に注意すること
退職願の封筒は白くて汚れやすいので、カバンの中に入れていると汚れてしまうことがあります。気をつけていても折れたりすることがあるので、クリアファイルに入れるなどしておきましょう。
退職願を郵送する場合の注意点3つ
退職願を郵送する場合はこんなとき
- 円満退社が出来ない時
- 会社から郵送するように言われた場合
退職の旨を願い出ているのに会社が受け入れてくれない時などは、「退職届」として会社へ郵送してもいいでしょう。会社に決定的に退職届を受け取ってもらうためには「内容証明」という送付方法がいいでしょう。内容証明で退職届を送ったあと、無断欠勤をせずに退職日まではきちんと働きましょう。
本人が入院しているなど、会社へ行けない理由が合った場合は会社へ郵送することが可能です。また、会社側から退職願を出すためだけにわざわざ出社することはない、と判断された場合に郵送でいい場合があります。
封筒の大きさについて気をつけよう
郵送で退職願を送る場合、退職願を入れるための一回り大きな封筒を別に用意する必要があります。退職願を入れる封筒の大きさに注意しましょう。退職願を長形4号に入れた場合は長形3号に入れ、長形3号に入れた場合は角形5号に入れます。退職届だけを送らず、「添え状」を用意して同封します。添え状はパソコンか手書きで書きましょう。
郵送用の封筒の中に、添え状、退職願の順番に入れます。添え状を退職願を上に重ねることで退職願の文字が透けないという役目もあります。
郵送の場合の住所の記載の仕方はこれだ
郵送する時は外側の封筒に黒いボールペンで、縦書きで会社の住所を右に書きます。住所は1-2-3などと略さずに、1丁目2番地3号というように書きます。宛名の会社名も（株）と略さず、株式会社◯◯と記載しましょう。会社名、部署、上司の名前を書きます。そして、左下に「親展」と赤いペンで書きます。「宛名の人だけが開けてください」という意味です。裏の左下に自分の住所・氏名を書いて、封をして〆を書きます。
郵便局から送りましょう
郵送する場合は、切手に不足がないように郵便局から送りましょう。確実に届いたか知りたい場合は、配達証明で送るのがいいのではないでしょうか。
マナーを守って円満退職しましょう
退職する時は、「立つ鳥跡を濁さず」というように、円満退社で会社をあとにしたいですよね。退職の旨を上司に伝えるタイミングや伝え方はとても重要です。そして、退職願の書き方や封筒の選び方も重要なポイントです。マナーを守り、円満に退職しましょう。