転職活動中に面接日程についてのメールが届いた時、返信をしたほうがいいのか、返信方法はどのようにしたらいいのか迷うことはありませんか？メールの送り方でビジネスマナーを心得ているか判断される場合もあります。これを機会に面接日程メールについて学んでおきましょう。
転職者必見！面接日程の返信メールで知っておくべきビジネスマナー
面接日程のメールには必ず返信をする
就職・転職活動の中で「メールでのやりとり」が必要になってくることがあります。顔が見えないからこそ、その対応によってその人となりが判断されてしまうことがあるのです。
面接を希望した会社から、面接日程の決定メールが送られてきた場合、返信は必要なのか、迷うこともあるでしょう。返信が必要でないような内容だったとしても頂いたメールには返信をすることが大切です。返信をしないとメールを送った側が、きちんと届いているのか心配になります。何よりも、頂いたメールに感謝の言葉を添えて返信することが大事です。
面接日程メールへの返信メールは24時間以内に送る
面接日程の決定メールへは、できるだけ早く24時間以内に返信することが大切です。時間帯は朝の9時から18時の間がベストです。だいたいの会社が仕事を始める前にメールチェックをして、昼休みが終わってから再びチェック、仕事が終わる前にチェックするということが多いため、朝一番で開けるように送るか、午後13時頃に送るのがいいでしょう。
採用担当者は就職活動の時期は膨大なメールをやりとりしますので、埋もれないように工夫することが必要です。また、返信を早くすることで、この人を採用したら仕事も迅速にこなしてくれる、との印象を与えることができます。
面接日程メールへの返信の件名は「Re」で送る
頂いたメールに返信する場合、件名は変えずに「Re：」を使用します。このように送ると丁寧ではないような気がしますが、メールの件名を変えないことで採用担当者が何のメールの返事かが分かりやすいです。面接担当者は膨大なメールの中から一通のメールを探すのは大変です。その手間を省くためにも、件名はそのままで送りましょう。
面接日程メールへの返信は相手の本文引用で送る
面接日程の返信は本文をそのまま引用して送りましょう。採用担当者とのやりとりをメールに残るしておくことで、送りあった内容を見ることができます。
>面接日程メールへの返信は言葉遣いに注意して送る
メールを送る相手へは言葉遣いに充分に気をつけましょう。間違いやすいのは「了解しました。」という単語です。了解しました、は目上の人が目下の人に使う言葉です。「わかりました」ということを伝えたい場合は「承知しました」「かしこまりました」を使います。
基本はこれ！面接日程をメールで調整するときの書き方
メールの最初に相手の名前と自分の名前を入れる
面接日程の返信は、最初に相手の名前と自分の名前を入れます。「◯◯株式会社人事部 採用担当 △△様 」から始まって、次に「お世話になります。 ◯田◯子と申します。」と自己紹介をします。大学生の場合は名前の前に、◯◯大学◯◯学部と書きます。「お世話になります」の部分は初めて面接を受ける場合に使い、二度目以降の場合は「お世話になっております。」を使いましょう。
メールの本文はお礼から始める
次に、面接日程をお知らせいただいたことへのお礼を述べます。「このたびは面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。」そして、面接日程を再度確認するためにも返信メールの中に指定された日時を書いて送ります。
お互いの勘違いなどを防ぐために、「それではご指示いただいた以下の日程でお伺いします。」と書いて、一行空けて「日時：◯月◯日 15：00～ 場所：株式会社◯◯本社ビル4F」というように、面接の日程と時間、場所をを書きます。その後、「お忙しい中、面接の機会を調整していただきありがとうございます。当日はどうぞよろしくお願いします。」との文で締めます。
メールの最後に署名を入れる
メールの最後には署名を入れます。名前、郵便番号と住所、携帯電話の番号とメールアドレスを入れてメールを送信します。郵送で資料などが送られてくる可能性もあるので、郵便番号と住所も入れた方がいいでしょう。
ケース別！面接日程メールへの返信例文マニュアル
それでは、面接日程の返信を例文をご紹介いたします。ぜひ、参考にしてみてください。
企業側が提示した面接日程で問題ない・いつでもいい場合のメールの返信
企業側が提示した面接日程で問題ない場合、特に返信はいらないのではないかと思う人もいるかもしれません。しかし、忙しい中メールを送信してくださったことに対してのお礼を伝えるためにも、日程がその日で大丈夫です、ということを伝えるためにも返信をしましょう。
<例>
◯◯株式会社 人事部
採用担当 ◯◯◯◯様
お世話になります。
△△△△です。
このたびは面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
それでは、ご指示いただいた以下の日程でお伺いします。
日時：1月31日 15：00～
場所：◯◯株式会社 本社ビル4F
お忙しい中、面接の機会を調整していただきありがとうございます。
当日はどうぞよろしくお願いします。
**************************************************
△山△子
〒111-1111
◯◯県◯◯市◯◯1-2-3
電話：090-0000-0000
メールアドレス：aaa-aaaa@aaaaa.ne.jp
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企業側が提示した面接日程は都合が悪い場合のメールの返信方法
会社側から指定された日時の都合が合わなかった場合は、日時の変更をお願いしなければなりません。その日がどうして都合がつかないのか「理由」と、希望の日時を複数提示する必要があります。その場合の返信メールの例文は以下の通りです。
<例>
◯◯株式会社 人事部
採用担当 ◯◯◯◯様
お世話になります。
△△△△です。
このたびは面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた日が現職の仕事の都合でお伺いできないため、下記日程の中から再度調整していただくことは可能でしょうか。
2月15日（木）12：00～18：00
2月16日（金）終日
2月19日（月）10：00～15：00
2月20日（火）11：00～18：00
お忙しい中、大変恐縮ですが何卒よろしくお願いいたします。
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△山△子
〒111-1111
◯◯県◯◯市◯◯1-2-3
電話：090-0000-0000
メールアドレス：aaa-aaaa@aaaaa.ne.jp
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面接日程を選ぶ場合のメールの返信方法
次に、会社から面接日程をいくつか提案され、どの日にちがいいか選ぶ場合の返信の仕方です。この場合、ポイントは一つだけでなく、第3希望までを挙げることです。
<例>
◯◯株式会社 人事部
採用担当 ◯◯◯◯様
お世話になっております。
△△△△です。
このたびは次回の面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
貴重なお時間をいただき、また面接をしていただけること、大変嬉しく思っております。
面接の日程についてですが、下記の日程でお伺いすることが可能です。
2月15日（木）12：00～18：00
2月16日（金）終日
2月19日（月）10：00～15：00
2月20日（火）11：00～18：00
お忙しい中、大変恐縮ですがこの日程の中で調整していただけると幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
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△△大学△△学部
△山△子
〒111-1111
◯◯県◯◯市◯◯1-2-3
電話：090-0000-0000
メールアドレス：aaa-aaaa@aaaaa.ne.jp
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面接日程メールへの返信が遅れた場合のメールの返信方法
就職活動中に、面接日程のメールを見落とすということはあってはならないことですが、万が一メールの返信が遅れてしまった場合、どのようなメールを送ったらいいのでしょうか。
「返信が遅れた」のはどのくらいの日にちが過ぎたら遅れた、となるのかというと「メールが届いた時間から24時間以内に返信していなかったら」遅くなったことになります。遅くなってしまって印象を悪くしてしまった、面接に行ってもどうせ不採用だろうと諦めないでください。この時の対応の仕方で担当者にあなたの印象を良く変えることもできるのです。
ポイントは「気づいた時点ですぐ返信する」こと、「真摯に謝罪する」ことです。ダラダラと返信が遅くなった理由を述べる必要はなく、簡潔に述べて謝罪しましょう。
<例>
◯◯株式会社 人事部
採用担当 ◯◯◯◯様
お世話になっております。
△△△△です。
このたびは次回の面接日程のご連絡をいたただいたにも関わらず、メールをいただいたことに気づくのが遅くなり、返信が遅くなってしまいました。大変申し訳ございません。
面接の件ですが、ご指示いただいた以下の日程でお伺いします。
日時：1月31日 15：00～
場所：◯◯株式会社 本社ビル4F
お忙しい中、面接の機会を調整していただきありがとうございます。
当日はどうぞよろしくお願いします。
重ねて、返信が遅れたことを謝罪いたします。
**************************************************
△△大学△△学部
△山△子
〒111-1111
◯◯県◯◯市◯◯1-2-3
電話：090-0000-0000
メールアドレス：aaa-aaaa@aaaaa.ne.jp
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面接日程メールへの返信の仕方で印象が変わります！
就活、転職中の面接日程メールへの返信の仕方をパターン別にいくつかご紹介しましたが、大事なのはメールへの返信は迅速に、という点と丁寧に書くことです。メールは手書きではないのでその人となりがわかりづらいのですが、「届いたらすぐに返信する」ことで、就職してからも仕事に対してすぐに対応する人だろう、という印象を与えることができます。また、丁寧な言葉遣いをすることでビジネスマナーが身についている印象を与えます。素早く丁寧を心がけておくことが大切です！