どの職場にも管理職という職位があります。飲食店やコンビニには店長がいて、企業では課長や部長などの管理職の人がいます。管理職の人たちは具体的にはどんな役割があるのでしょうか。今回は管理職の役割について、詳しく解説していきます。
管理職とは
管理職とは、職場で部下をまとめて指導、管理して組織を運営する人のことを言います。会社では課長以上の役職の人を管理職と呼びます。学校では教頭以上を言い、飲食店では店長を管理職と言います。職場に管理職を置く目的は、「人の管理」と「業務の把握・管理」を行う人が必要だからです。
管理職の役割とは
人材育成
管理職の役割の一つが人材を育成することです。人材育成の時に大切なのは「OJT」です。OJTとは、「On The Job Training」の略です。新人や転職で新しく入ってきた部下に、日常の業務を通じて教育することを意味します。実際に仕事をしながら、現場でしか経験できない業務の進め方を指導し部下に仕事を覚えてもらいます。そのためには、指導する管理職である上司自身が業務についての進め方や知識がなければいけません。
OJTのポイントは、誰が指導しても同じ内容であること、目標を定めてゴールを決めること、問題点や疑問があったらその都度解決していくことです。部下に教育するのは必ずしも、管理職に就いている人でないといけないことはありません。人を教育することはその人自身の学びや振り返りになります。新人の教育を自分の部下に任せることで、その部下自身の勉強にもなります。そして、教育を通して自身の仕事ぶりを振り返る良い機会にもなります。
その際、部下が教育について悩んでいるようだったら相談に乗り、一緒に解決していくことも大切です。企業にとって、人材は宝です。人を育てるということは企業にとってもプラスになります。そういった点でも、管理職に就いている人は人材育成をしっかりする必要があります。
チーム全体の把握・管理
管理職に就いている人は、広い視野を持っている必要があります。自分のまわりだけでなく、チーム全体の業務の進行具合や部下の仕事の進め方についても目を配ること、そして会社にとって自身のチームがどのような役割を担っているか、会社からどのようなことを求められているのかを把握することが大事です。自分の部下たちの管理をしながら、早い段階で問題点を解決するなど目を配ることが必要でしょう。
目標達成
管理職の大事な役割の一つに、「目標を達成すること」があります。例えば飲食店の店長の場合は、店の売上目標を設定してそれを達成するためにどのような取り組みをするかが課題になります。売上をアップさせるためには従業員の教育、店のクリンリネス、提供する食事のクオリティなど取り組むべきことが多くあります。目標を決めたら、それを従業員に共有して店の皆で目標を達成するために何をすべきかを共に考え実行します。
経営理念やルールを浸透させる
企業が掲げる「経営理念」を従業員に浸透させることも、管理職に就く者の大切な役割です。そもそも経営理念がなぜあるのか、というところから納得できるように伝える必要があります。会社が何を目標にどんな信念を持っているのか、理解しないまま仕事をしても意味がありません。経営理念は会社がこだわっていることを理解すると、仕事をしていて迷った時の指針になります。
また、会社独自のルールなどを従業員に遵守させることも管理職の大事な役割です。一方的なルールの押し付けではなく、お互いに納得できるルールづくりも大切な仕事と言えるでしょう。
管理職がすべきこと行動
部下とのコミュニケーションをまめに行う
管理職がすべき行動の一つに、まわりとのコミュニケーションを積極的に行う事が挙げられます。管理職の人は自分の部署だけではなく、全体に目を配り他の部署の人とも意識的にコミュニケーションを取ることが大事です。仕事内容は違ったとしても、人とコミュニケーションを取ることで発見することがありますし、自身の成長にも繋がります。部下からは話しかけやすい上司であることが大切です。チームワークは業務を進めていく上でとても大切なものです。人と人の繋がりは時に大きな力となって、成功に導く動力となります。
部下が話しかけてくるのを待つだけではなく、部下が何かに悩んでいないか仕事に行き詰まっていないか、常に目を配りましょう。「威厳が大事」という場合もありますが話しかけづらい雰囲気を与え、部下は萎縮してしまいます。いつも叱ってばかりだと、仕事のミスを報告するのも怖くなり、それが取り返しがつかない大きな損失になりかねません。
管理職の者は、部下のミスを叱るのではなく、ミスをすぐに報告できる環境づくりをすることが大切なのです。ミスを責めるのではなく、次にミスをしないためにはどうしたらいいか、今回のミスをどう取り返すかを一緒に考えます。お客様からのクレームには上司が表立って対応し、部下を守るのも管理職の仕事です。
公平に人を見る
企業の業績がアップするためには、一人ひとりの仕事への意欲やチームワークが必須です。誰か一人だけが頑張っても業績は上がりません。チーム全体の結束や向上心などが会社全体を盛り上げていくのです。そのために管理職の立場の人は何をしたらいいのでしょうか。
大事なのは誰にでも公平に接することです。人は自分がどう評価されているかを気にするものです。自分の仕事ぶりを誰かが見てくれていることはやる気につながります。上司が誰か特定の人だけを評価していたら、他の人はやる気をなくしてしまい業績を上げるどころではなくなってしまいます。管理職の立場の人は、円滑な人間関係を作り上げることも大事な仕事です。
チームで目標を持つ
会社・チームの業績を上げるのは管理職の役割です。そのために何をすべきか課題はたくさんありますが、目標を達成するためにはまずチーム全体で目標を立てるといいでしょう。目標は部下に立ててもらうのもいいのではないでしょうか。部下達で話し合って、このような目標を立てたいと報告してもらうのです。自分たちが立てた目標は他人に与えられたものよりも、達成しようと強く思うものです。
その目標のために自分達ができることは何か、どうすれば目標に近づくかを定期的に見直しながら、部下とともに達成することを目指しましょう。大きな目標の前にいくつかのクリアすべき課題を作るのもいいかもしれません。課題がクリアできれば、モチベーションが上がってさらに上を目指そうと思えるからです。
職場の環境を整える
従業員が安心して働ける環境を整えるのも管理職の仕事です。環境というのは色々な側面がありますが、まずは働く場所が快適であることが大切です。室内の温度設定や仕事がしやすいように部屋が整理整頓されているか、業務に必要なものは足りているかなど、職場環境にも気にかけるべき点があります。使っているものが故障している場合、メンテナンスをして対応しましょう。
また、部下の労働状況の管理も大事な仕事の一つです。労働基準法に従い無理な勤務をしていないか、残業をしすぎていないか、休みが取れているかの把握も大切です。忙しい職場だと、部下のほうから休みが欲しいと言いにくいことがあります。そんな時に、管理職の立場の人から有給休暇を取って休息することを提案することが大切です。
管理職の行動を部下は見ている！
どのような職場にもだいたい管理職という職位の人がいます。その人は部下にとって「見本」であり、「ああいう人になりたい」と尊敬されることが大切です。そのためには自分自身の行動に責任を持つべきです。部下との信頼関係こそがチームのやる気を起こす最大の強味になります。管理職の行動を部下はいつも見ているのです。