一般事務職は会社に欠かせないサポート役! その具体的な仕事内容と転職に有利な資格とは?

Kaede

「一般事務」は働きやすい職種として特に女性に人気の職種の1つです。しかし、具体的にはどのような仕事内容なのか、一般事務に適性があるのはどのようなタイプの人か知っていますか?一見わかっていそうで意外と知らない一般事務の特徴について詳しく解説します。競争率が高いのも事実なので、就職・転職に活かせる情報もご紹介します!

一般事務の仕事内容

一般事務のお仕事は、単純作業ばかりというイメージはありませんか?
他の職種の人が働きやすいようにサポート業務を担うことが、会社において一般事務の大きな役目です。そのため、具体的にするお仕事の内容は様々あります。大きく4つのカテゴリーに分けてご説明します。

<電話・来客対応>
一般事務のお仕事の中で、最も基本の仕事だと言えます。言葉遣いや迅速な対応など、基本的なビジネスマナーが必要です。

<資料作成>
議事録や営業用資料をコピーして製本する作業も、一般事務の典型的なお仕事です。パソコンを使った資料作成もあります。伝票や見積書、名簿、お客様への通知文、パワーポイントの資料など資料の内容は様々です。Excel・Word・PowerPointの基本的な操作ができる方が良いでしょう。どのようにわかりやすく資料を作るかといった創造性が期待される仕事内容でもあります。

<データ入力 ・情報収集>
一般事務のお仕事には、勤怠管理やマーケティング、経理関係などのデータの入力作業もあります。また、総合職や上司の人から必要な情報を探してほしいというリクエストもあります。例えば、公的機関が発表しているグラフ(資料作成に使う)や商品情報(購入検討中の物品)などです。正確さとスピードがあることが重要視されます。

<その他、会議準備など>
会議の前に、部屋を押さえて資料や飲み物を準備するといったお仕事もあります。時間に間に合うように準備を完了させる段取りの良さや、会議参加者の方への気配りの良さがあると仕事に活かせるでしょう。その他に管理の仕事も多いです。具体的には、消耗品(管理・調達)、鍵、郵便物、書類などです。

事務職の種類

先ほど書いた通り、一般事務の仕事内容は多岐にわたります。規模が大きい会社や専門性に特化した会社では、事務系の職種が部署ごとに設置されていることもあります。一般事務は、会社の様々な職種の人のサポートをする事務職であるのに対して、これから紹介する事務職は1つの部署・分野に特化した事務職で、一般職よりも専門性の高いスキルが必要になることがあります。

<営業、医療、総務、製造、経理>
一般事務と並んで「○○事務」という表記で募集がかかる職種は、主にこの5種類です。一般事務とは異なるこの職種ならではの仕事内容の特徴を、それぞれ簡単にまとめました。

  • 営業事務:受発送業務、商品の在庫管理、お客様とのやりとり(クレーム対応)
  • 医療事務:カルテ管理、レセプト業務(点数管理)、患者さんとのやりとり(受付)
  • 総務事務:労務管理、社会保険・年金関係手続、給与計算
  • 製造事務:原材料の仕入れ作業や在庫管理、取引先とのやりとり
  • 経理事務:財務諸表の作成、原価計算、税理士・公認会計士とのやりとり

中でも比較的募集が多い「営業事務」と「医療事務」について、さらに詳しく一般事務との違いを解説します。

<営業事務との違い>
営業事務は、名前の通り営業担当の人をサポートする事務のお仕事です。営業担当の方とタッグを組んで、営業成績UPのために仕事を進めていきます。営業担当の方は社外メイン、営業事務の人は社内メインで働くので、双方のチームワークが鍵となります。
営業担当の方のサポートにおいて、「臨機応変な対応」や「優先順位の判断」ができると営業の仕事にしっかりと貢献できるでしょう。社内外の幅広い方と円滑にコミュニケーションを取ること、おもてなし精神をもって資料や物品の準備をすることなどを意識して仕事に臨むと、営業の方がより仕事がしやすいと感じてもらえるでしょう。

<医療事務との違い>
医療事務の大きな特徴は、医療業界に特化しているので専門知識が必要となる点です。病院での処置や処方される薬は点数化され、基本的に医療費の3割は患者さん負担、7割は保険組合負担となります。点数や保険請求について理解することが、スムーズに医療事務を行っていく上で重要です。医療事務関連の資格は様々な種類を取得しておくと就職時のアピールポイントになります。
また、一般企業と異なり、医療事務におけるお客さんは病気やケガをしている患者さんなので、受付業務では、優しく笑顔で患者さんと接するホスピタリティも求められます。

出典:日本医療事務協会

一般事務に就く良さ・大変なこと

一般事務のお仕事に就いたときのメリットとデメリットをお伝えします。就職先に一般事務を選ぶかどうか迷っている方は、ぜひ参考にしてみてください。

一般事務につく良さ・魅力

<働きやすい環境>
一般事務の魅力の1つは、労働条件です。総合職と比べて、一般事務は残業が少なく定時で帰れることが多いようです。プライベートを充実させたい方にはオススメの職種です。
求人サイトはたらこねっとの調査によると、職場の男女比は男性が53%、女性が47%です。営業職の女性社員の割合は20~30%と言われているので、他の職種に比べて一般事務は女性社員の割合が比較的高い職種だと言えます。女性社員が多いのは嬉しいですね。また、パソコン操作やオフィス内での業務が多いので、体力を使うことも少なく、働きやすいと感じる女性は多いでしょう。給与は高くないものの安定したお仕事だと言えます。

<未経験でもOKな会社が多い>
サポートすることがお仕事である一般事務で求められるスキルは、主にコミュニケーション力(気配り力)や基本的なパソコン操作です。専門知識・スキルや特定の資格取得が必須の応募条件になっていることは、他の職種と比較すると少ない傾向があります。そのため、就職・転職に挑戦しやすい職種だと言えるでしょう。
ただし、「パソコンスキル必須」や、転職者向けの応募には「異業界からの転職はOKだけど、事務経験必須」などの条件をつけている企業もあるので、募集要項は注意深くチェックしましょう。

一般事務に就く大変な点

<倍率が高い>
働きやすさが魅力的である反面、それだけ応募者が殺到して競争率が高くなる傾向があります。志望動機やアピールポイント作りは、より大切になってきます。自分らしさが企業の方にしっかり伝わるようなエピソード選びや言葉選びに力を入れて、競争率が高い採用枠を勝ち取りましょう!
求人サイトはたらいくの調査によると、応募者の年齢層で最も多いのは21~25歳、女性の割合は全体の約60%です。

<給与はそこまで高くない>
高度な専門知識が求められなかったり、残業時間が少なかったりする働きやすさがある反面、給与は高くありません。平均年収は252万円月収は約18万円です。専門知識が求められる職種の条件や経験有の場合は、給与が高くなる傾向があります。パートや派遣、正社員など雇用形態による給与の差は、あまりないようです。

転職時アピールポイント

採用担当の方が重視する点は、「適性とスキル」です。一般事務に適したタイプはどんな人か、一般事務において役に立つ資格は何かご説明します。一般事務に応募してみようと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

一般事務に向いている性格

<気配りができる人>
一般事務のお仕事の多くは、会社や他部署の人をサポートする業務です。そのため、周りが困っていることや周りから求められていることを察知する「気配り力」があると仕事に役立ちます。世話好きの方や、明るい方、裏方の仕事が好きな方にはオススメの職種です。
また、電話対応や来客対応など、社内外の人とのやりとりが多いことも一般事務の特徴です。円滑なコミュニケーションを取る力は求められます。時には、クレーム対応や調整・交渉を伴うやりとりも発生します。ただ礼儀正しいだけではなく、困った場面においても臨機応変に対応できる総合的なコミュニケーション能力のある人は重宝されるでしょう。

<仕事をテキパキこなせる人>
一般事務の人にリクエストされるお仕事内容は、幅広いものです。幅広い対応力に加えて、正確性とスピード感を兼ね備えた人は、採用する人にとっては理想的です。同時に複数の業務をお願いされることもあるので、その都度優先順位を正確に把握できることも大事になってきます。
特にテキパキとスピード感をもって仕事をこなすことが得意なタイプの方にはオススメです。頼まれた仕事をさっと済ませてしまえば、新たな仕事を周りの人は頼むことができるので、全体の業務が円滑に回っていくでしょう。そうすれば周囲から感謝されたり頼られる存在になれたりして、仕事へのやりがいも増すはずです。

<オフィスワークが苦ではない人>
一般事務の勤務形態の大きな特徴が、オフィスワークだということです。長時間机に向かって、パソコン操作や作業をすることに耐えられる必要があります。また、裏方業務なので、どちらかといえば地味な業務内容が多いです。体を動かしていたいタイプの方、仕事を通じて様々な場所に行きたい方、自分が推し進めて仕事をしたい方(営業・企画・開発など)には、正直オススメできません。

有利になる資格

<パソコン関連>
一般事務の仕事内容は様々ありますが、パソコン操作ができることが基本です。しかし、面接時に実技ができるわけでもなく、自分のパソコン技術がどれだけあるかを採用担当の方に伝えることは難しいです。パソコン技能に関する資格を取得しておけば、パソコンが出来ることを客観的に証明することができます。
具体的には、「マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)」という資格が有名です。世界的に行われている国際資格です。MOSの試験科目は5つあります。

  • Word(文書作成ソフト)
  • Excel(表計算ソフト)
  • PowerPoint(プレゼンテーションソフト)
  • Access(データベース管理ソフト)
  • Outlook(情報管理ソフト)

この5つのソフトを使いこなせることをアピールできれば、業務を効率よくこなしてもらえるだろうと採用担当の方に思ってもらえるでしょう。
MOS以外に、Word文書処理技能認定試験といったような各ソフトに対して個別の「技能認定試験」もあります。5つのソフト全てを習得するのはハードルが高いと感じられる方は、技能認定試験を検討してみてはいかがでしょう。中でも、使用頻度の高いWordとExcelから挑戦してみると良いですよ。

<簿記、秘書>
パソコン以外で一般事務の就職に有利と言われている資格は、簿記検定と秘書検定です。簿記検定の正式名称は「日商簿記」です。初級・3級・2級・1級と4段階のレベルがあり、一般事務では3級以上の資格取得を評価してもらえます。3級は、基本的な商業簿記の内容なので、経理・財務担当ではなくても多くの人がビジネススキルの1つとして取得しています。会社というものをよく理解することが出来るので、取得していると一般事務のお仕事でも様々な場面で役立つこと間違いなしです。

また、秘書検定はオフィスマナーについての検定試験です。感じの良い言葉づかいや立ち振る舞いができるかどうか、マナーの常識や職務知識はあるかどうか、などが問われます。コミュニケーション力が重視される一般事務において、取得しておくと強みになるでしょう。
秘書検定を主催している「公益財団法人 実務技能検定協会」では、その他いくつかのビジネスマナーに関する資格の検定試験を行っています。

出典:ビジネス能力検定 サーティファイ

一般事務の今後の展望

インターネットの普及に伴ってIT化が進み、50年前とは仕事内容や職種が大きく変わってきました。AIの登場により、将来日本の労働人口の約49%が仕事を奪われるという推測もあるようです。一般事務の未来予想はどのようなものでしょうか。

社会的ニーズは減少傾向

残念ながら、職種として一般事務の将来はあまり明るくありません。年々、一般事務の非正規雇用者の割合が高くなっており、正社員としての採用は減少している傾向があります。
ITの技術革新により、単純な入力作業や計算業務は次々と機械化されており、人の手を使って仕事することはありません。ITの技術革新は目覚ましいスピードで進化し続けているため、20年後にはいまの一般事務の仕事の多くが機械化されてしまうという予想もあるようです。

専門性を高めることが重要に

将来的にIT技術を利用した業務の機械化・効率化が進行し、一般事務の仕事が大幅に減少する可能性が高いです。また、一般事務は長く務めたからといって昇給はあまり期待できません。

それでは、一般事務としてどの方向性でスキルアップを図ればよいでしょうか。簡単に言えば、ITに置き換えられない仕事の専門性を高めていくことです。コミュニケーション力を高め、創造性が必要なデザインや資料作成の仕事を得意になることは、今後重要になってくるでしょう。給料アップを望む方には、職場で求められるスキルの専門性を高めるため、積極的に資格を取得することをオススメします。

一般事務で重要なのは気配り力と要領のよさ

幅広い仕事を頼まれるサポートのプロが一般事務です。一般事務のお仕事では、「気配り力」とテキパキ仕事をこなす「要領のよさ」が大切になってきます。適性のある方は、ぜひ一般職に挑戦してみましょう!

0