事務職でも「営業事務」と「一般事務」があるのはご存知ですか？営業事務と一般事務は仕事の差があるのでしょう。どんな差があって、営業事務はどんな仕事をするのでしょうか。今回は、営業事務についてご説明いたします。
営業事務と一般事務の違い
求人広告などで、「営業事務」と「一般事務」という職種があるのを目にしたことがある方も多いと思います。事務の仕事でも種類が違うのだろう、とは思っても実際どんな風に内容が違うかを明確に知っている人はそう多くないのではないでしょうか。
営業事務とは
営業事務の仕事は会社の営業担当者のサポートをする事務です。商品の発注やお客様からの電話対応など、営業担当者とお客様の橋渡しのような役割もします。実際に営業に出ることはほとんどなく、社内で事務作業を主に行います。営業の専門的な知識も必要で、社内の会議用の資料や顧客へのプレゼンの資料の作成をすることもあります。
専門的な事務内容をこなすためにそのためのスキルが必要となります。外国との取り引きがある場合は語学力が必要になる場合もあります。また、顧客や営業担当者と関わることが多いため、まわりへの気配りや協調性が大切な仕事です。
一般事務とは
一般事務は会社内の事務や庶務をする事務です。営業事務は営業部に所属し、仕事内容も営業に関わることを専門とする一方、一般事務は一定の部署だけにいるわけではなく、どこの部署にもいてサポートをします。粗仕事内容は所属する部署によりますが、一般的には資料、契約書などの書類作成、部署内で使う備品の発注、郵便物の仕分けや保管、電話対応や取引先の会社の方が訪問されたらお茶出しなどの対応などです。
一般事務で求められる能力は、書類作成などに必要なパソコンのExcelやWordなどのスキル、社内の方たちと直接関わることが多いため、コミュニケーション能力、来客の対応などがあるため必要最低限のマナーも必要となります。
営業事務の仕事内容
具体的な仕事内容
営業事務の仕事内容は、営業部の営業担当者のサポート事務です。商品の受発注や管理、納期の管理や在庫の管理、資料作成や請求書などの書類作成が主な業務になります。社内での会議の資料や業種によって社外でのプレゼンの資料作成などの業務もあるため、パソコンのスキルも必要です。営業担当と仕事について打ち合わせをすることが多く、またお客様からの電話対応などが多い仕事です。
そのため、コミュニケーション能力が必要ですし、緊急時の対応能力も問われます。海外との取引をする企業も多くなってきている近年、書類作成や電話対応の際に英語力が必要な場合があります。営業担当者の良きサポート役であるべきで、時には意見を求められることもあるかもしれません。なので、業務内容や仕事の流れをしっかり理解し、把握しておく必要があります。冷静にまわりを見ることができる目を持っていることも大切です。
目立つ仕事ではありませんが、営業部の仕事の重要な部分を担っている大切な仕事です。人のサポートをすることが好きな人や、人と会話をすることが好きな人に向いています。
1日の仕事の流れ
次に営業事務の1日のスケジュールをご紹介いたします。業種や企業ごとに内容は違ってきますが、今回はメーカーの営業事務の仕事を例に挙げてみたいと思います。
<出勤>
朝出勤したら、パソコンを立ち上げてメールチェックをする。お客様からの問い合わせが合った場合、営業担当者へ報告をする。お客様からの連絡に気づかないということがないように、メールチェックはこまめに行なっています。当日の営業担当者のスケジュールや連絡事項を確認します。
<午前中>
お客様から注文を受けた商品の在庫確認、書類作成、お客様へ迅速に配送ができるように手配をし伝票を作成します。お客様からの電話も対応します。注文をいただいたり、お問い合わせに回答をする、在庫の確認などもしながら真摯に対応していきます。
<お昼>
お昼休みは同期とランチです。お弁当を作ってきたり外に食べに行ったり。おしゃべりをしてリフレッシュするための大切な時間です。
<午後>
午後からは書類作成、伝票処理などの業務をこなしていきます。夕方、営業担当者が戻ってきたら情報を共有し、1日の業務などについて報告をします。翌日のスケジュールを確認して営業担当者へ伝えます。本日やらなければならない仕事が終了しているかを確認してから業務終了です。
営業事務になるためには
営業事務になるために
営業事務の募集を見ると、「未経験者歓迎」という募集も多く目立ちます。経験がない人でもやる気があれば採用してくれるということですね。
働くことができる会社は営業部がある会社であれば、だいたいの企業は営業事務をおいています。金融、メーカー、IT関連、不動産など様々な業界で営業事務を募集しています。まずは、自分がどの業界の仕事がしたいかを決める必要があります。業界によっては仕事の内容が変わりますので、よく考えて応募しましょう。
必要な資格・スキル
- パソコンのスキル
- コミュニケーション・ヒューマンスキル
営業事務の仕事は、書類作成をする機会が多いため、パソコンのスキルは必須です。資料作成や請求書の作成はExcelやWordで、会議の資料や顧客向けのプレゼンテーション資料はPowerPointで作成することが多いため、使えるようになっておくのが望ましいのです。本やインターネットで使い方を学んでおきましょう。
営業事務は人と会話することも仕事のひとつです。営業担当者と仕事に関して打ち合わせする際は相手の指示を的確に理解できる能力が必要です。お客様対応ではビジネスマナーも必要です。電話対応や接待の仕方、失礼のないメールを打てるなど、マナーは大切です。そして急なトラブルにも慌てずに臨機応変に対応できる対応力も求められます。
営業事務の面接で気になる志望動機や職務履歴
営業事務を希望する際は、なぜ営業事務なのかを明確にしなくてはいけません。事務職の中には一般事務もあるため、どうして営業事務を希望したかを聞かれるでしょう。
営業事務は営業担当者のサポートをする仕事です。一般事務もまわりの人のサポートをする仕事ですが、営業の場合は成果を出すために、営業担当者としっかりコミュニケーションをとり、チームワークを大切にして仕事をすることが大切になります。このように、一つの目標に向かって担当者と力を合わせて頑張れる人を会社は求めているのです。
職務履歴については、前職が営業事務でなくても大丈夫だという会社が多いです。むしろ、コミュニケーション能力に優れているか、協調性があるかどうかのほうを採用基準として考えるはずです。自分が人のサポートをすることが好きで、やりがいを感じることをアピールしてみてはいかがでしょうか。
営業事務に向いている人
営業事務に必要なスキルなどをお話してきましたが、営業事務に向いている人はどんな人なのでしょうか。
- 人を支えることが好きな人
- 臨機応変な対応ができる人
- 真面目に取り組める人
- 向上心のある人
営業事務は営業担当者のサポートをするのが主な仕事です。営業の人は外で気を遣い、精神的にも疲れます。そんな営業担当者がスムーズに仕事を進められるように手助けをするのが営業事務なのです。
営業の仕事は相手があってこその仕事です。お客様が急に日程を変更したいと言ってきたり、発注の数や内容を変更したいと希望してくることもあるでしょう。その時に、いかに落ち着いて臨機応変に対応できるかは大切なポイントです。頭の回転が早く、トラブルにも的確に対応できる力も必要となってきます。
営業事務は自分自身の仕事の成果が目に見えるものではありません。しかし、自分が所属している部署の成績や、営業担当者の成績が上がった時、営業事務のやりがいを感じられるのではないでしょうか。
お客様相手の対応もありますので、真面目に丁寧に対応をすることはとても大切なことです。いくら営業の人が頑張っても営業事務の人の電話対応の悪さで仕事を断られてしまうことがあるかもしれません。地道な仕事も真面目に取り組める人は営業事務に向いていると言えるでしょう。
営業事務は覚えるべきことがたくさんあります。パソコンのスキルはもちろん、お客様の対応のためのマナーや礼儀作法などしておくべきことがどんどん出てきます。そんな時に、もっと知りたい、知っておきたいと思える人がこの仕事に合っているといえます。営業担当者や会社の役に立つためには、どんなことをしたらいいのかなど常に考えられる人は営業事務向きな人です。
営業事務の給与・待遇
給与
営業事務の給与は年収200～400万円くらいです。あくまでも営業のサポート事務だということで、営業の手当はがつくことはありません。営業事務に就く年齢が20代の人が多いというのも平均年収の額に表れているのでしょう。
待遇や勤務時間
会社によって勤務時間は変わりますが、9:00～18:00や8:30～17:30というところが多いようです。残業はこれも会社によりますし、時期にもよりますが必要な場合もあります。休日に関しては企業にもよりますが、メーカーは土日休みで週休2日制のところが多く、不動産関係は平日休みのところが多いです。
営業事務を目指す方へ
営業事務の仕事を目指している場合、パソコンのスキルをあげるよう努力したり、ビジネスマナーをしっかり学んでおくことをおすすめします。お客様に失礼のない言葉で話せる、メールが打てるなど、大切なことはたくさんあります。営業事務はやりがいを感じられる素敵な仕事です。目指している方にこの記事が少しでもお役に立てればうれしく思います。